Endlich eine zeitgemässe IT-Infrastruktur für das Ratssekretariat

Überparteiliche Motion von Urs Känzig.

Auftrag

Der Gemeinderat stellt dem Ratssekretariat für die effiziente Bewirtschaftung der Vorstösse bis spätestens ein Jahr nach Einreichung dieser Motion ein zweckmässiges, einfach zu bedienendes IT-Tool zur Verfügung. Dessen Anforderungsprofil ist durch das Ratssekretariat und das Stadtratsbüro gemeinsam festzulegen. Erste Priorität hat die Beschaffung eines bestehenden, in anderen Kommunen bereits erfolgreich genutzten Produkts. Zweite Priorität hat die Programmierung eines eigenen (einfachen) Tools (z.B. auch durch Studenten der BFH).

Begründung

Ein Kernstück der parlamentarischen Arbeit sind Vorstösse. Gemeinderat, Stadtrat und Ratssekretariat, allenfalls sogar Dritte (z.B. Medien, Verbände) brauchen deshalb im Bedarfsfall rasch und einfach Zugang zu eingereichten Vorstössen, dem Bearbeitungsstand und ihrer Beantwortung usw..

Heute werden die Vorstösse mangels geeigneter Alternativen in einer Wordtabelle erfasst. Diese erlaubt keine Bewirtschaftung im eigentlichen Sinn. Sortieren, Abfragen usw. sind sehr aufwändig und – wie die Praxis zeigt – auch fehleranfällig. Die Situation ist für alle Beteiligte, aber v.a. das Ratssekretariat und die Stadträtinnen und Stadträte unbefriedigend. Es braucht deshalb rasch eine praxistaugliche, möglichst bereits in anderen Kommunen erprobte Lösung.

Das städtische eDoc-Projekt ist leider vorläufig keine Alternative. Bis dieses System zur Verfügung steht, vergehen noch mehrere Jahre. Der Fokus wird zudem voraussichtlich auf der Administration der Dokumente der Bieler Verwaltung liegen. Trotzdem sollte frühzeitig sichergestellt werden, dass eine einfache und zweckmässige Integration in dieses System später möglich ist – notfalls  auch über eine Schnittstelle. Dies ist aber erfahrungsgemäss die aufwändigere und anfälligere Lösung.

Urs Känzig, Grüne
Levin Koller, JUSO
Pascal Bord; PRR

Motion (pdf, en allemand)